Validar datos con Excel de forma sencilla

Este tutorial sobre validación de datos en Excel (o cómo hacer que los valores de una celda haya que escogerlos de una lista desplegable) es de un nivel medio-bajo y está realizado con la versión Office 2008 para Mac.

Digo que es de un nivel medio-bajo porque validar datos es algo que no suele hacer gente con nivel principiante, sin embargo, es muy sencillo, y cualquiera podría hacerlo. De hecho, más adelante volveré a incidir sobre la validación de datos de modo algo más complejo.

Supongamos que estamos elaborando una tabla de listado de alumnos de clase (sí, ya sé que se me nota que soy profesor). En la primera columna tenemos sus nombre, en la segunda, su primer apellido, y en la tercera, su género. Como el género solo puede ser hombre o mujer, puede pasar que nos equivoquemos al escribirlo y si luego queremos que Excel nos cuente cuántos chicos y chicas hay en clase, si no está bien escrito siempre, no lo hará bien. Pues para esto sirve la validación de datos.

En este caso, vamos a configurar las celdas donde tendría que ir el sexo de los alumnos para que se rellenen con una lista desplegable de la que sólo hay que elegir. Para ello, en otra columna, escribimos los valores que puede haber en esas celdas, es decir, hombre y mujer. Seleccionamos las celdas que vamos a configurar y pinchamos en Datos, Validación. En el menú emergente, donde pone Permitir cualquier valor, escogemos Permitir lista y pinchamos en el botón para elegir el Origen de esa lista. Se nos minimizará el menú emergente y tendremos que seleccionar las dos celdas que ponen Hombre y Mujer y luego volvemos a pulsar el botón de la barra de selección para volver al menú emergente de validación. Ya sólo queda pulsar aceptar.

Cuando nos colocamos en una celda que haya que rellenar y que esté bien configurada, nos aparecerá un botón para desplegar una lista de valores de la que elegir. Estos valores se pueden copiar y pegar en vez de elegirlos de una lista.

Os dejo un vídeo para que lo veáis.