miércoles, 16 de octubre de 2013

Combinación de correspondencia con Gmail y Google Drive

Hola a todos:

Aunque hace bastante que no escribo, esta entrada va dedicada a todos aquellos que usan de forma exhaustiva las herramientas de Google, en concreto, Google Drive y Gmail. En el siguiente vídeo podéis ver cómo realizar una combinación de correspondencia (mail merge, en inglés) usando una hoja de cálculo de Google Drive y Gmail. El resultado es que cada persona recibe un correo electrónico personalizado con su propia información, pero nos ahorramos el escribir un email para cada persona; solo redactamos uno.


En el ejemplo del vídeo he pensado que tenemos que preparar una reunión. Yo sería el coordinador y hay varias personas que tienen que hacer algunas tareas con fechas límite concretas. Vamos a ver cómo se haría el proceso.



Como habéis visto, me he equivocado en una cosa, pero no he querido repetir el vídeo para que veáis cómo he conseguido averiguar cuál ha sido el fallo.

Espero que os haya sido útil. Un saludo a todos.

14 comentarios:

  1. ¡Maravilloso! ¡Lo esperaba como agua de mayo!!! Sabía que existía Merge en Gmail pero creí que aún no se podía utilizar fuera d EEUU. ¡Me viene de perlas! ¡Muchísimas gracias!

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    1. Hola! Yo lo acabo de descubrir hoy mismo. Un amigo me ha preguntado si era posible hacerlo, lo he investigado y parece ser que hay varias formas, pero a mí esta me ha funcionado bien en las 3 pruebas que he hecho, así que... Que te aproveche!

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  2. Hola Paco! tengo un pequeño problema y seguramente "tonto".... resulta que en Google drive no me aparece en la barra de herramientas el botón propio de HERRAMIENTAS... y no hay forma de poder verlo!! puedes ayudarme??

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    1. Hola Isabel. No sé a qué se puede deber tu problema. Mañana lo miro en el ordenador (ahora sólo tengo el móvil). De todos modos, si puedes hacer una captura de pantalla para que lo veamos y pones aquí un enlace de la imagen almacenada en Google Drive o DropBox, pues estupendo. Gracias. Saludos.

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    2. Hola Isabel. He estado mirando en el ordenador y no sé por qué no te sale el botón de "Herramientas" en la hoja de cálculo de Google Drive. Si lo tienes en inglés, este botón será "Tools", pero no sé por qué no te sale. Siento no poder ayudarte.
      Saludos.

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  3. Hola Paco
    Sabes como buscarlo ahora que ya no aprece en herramientas sino en complementos? por tu ayuda muchas gracias

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    1. Hola Cristian,
      Es casi igual. En complementos, eliges instalar Yet Another Mail Merge. La única diferencia es que, cuando redactas el email, los nombres de las columnas de la hoja de cálculo tienes que ponerlos entre <<>>.
      Saludos.

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  4. Hola Paco,,, genial per otengo uas dudas... cuantos destinatarios soporta para el envo sin que se considere SPAM y dime cuantos envios diarios se pueden hacer.... Saludos y gracias por el aporte. Excelente

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    1. Hola Daniel. Muy buenas preguntas. La última vez que probé, el sistema soporta 100 destinatarios, pero creo que no lo considera SPAM, aunque realmente no lo sé. En cuanto al número de envíos diarios, ni idea. No he visto nada en las instrucciones ni en la guía del complemento que se intala en Gmail. De todos modos, Gmail está cambiando la forma de gestionar este tipo de complementos para envíos y puede que ya no sean esos los límites y que incluso el proceso que yo describo en el tutorial no sea exactamente así.
      Saludos y gracias por tu comentario.

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  5. Hola Paco

    Como podria hacerlo pero enviando cartas como archivo adjunto, tengo 1500 destinatarios

    Gracias

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    1. Hola Ysmael. Algún lector del blog comentó que los envíos hay que hacerlos de 100 en 100. Yo no lo he comprobado, pero te lo aviso por si así fuese. Para enviar adjuntos, lo más fácil es subir ese adjunto a Dropbox o Google Drive y compartir el enlace. Si todas deben recibir el mismo enlace, lo pones en el texto; si cada uno debe recibir un enlace distinto, esos enlaces deben estar en una columna. Saludos

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  6. Paco, cómo estás? Te quería consultar si este programa es automático en el sentido de que cumple con su cupo de mails por día, al día siguiente, ya con cupos nuevos, los manda automáticamente?

    Muchas gracias!!

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    1. Hola! Perdona por el retraso en publicar el comentario, pero he estado muy muy liado estos días.
      Respondiendo a tu pregunta, la verdad es que no sé cómo gestiona este add-on el exceso de emails diarios.
      Por lo que veo, la cuota diaria es de 50 emails, pero se puede ampliar pagando. Aquí están los precios: https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/mail-merge/pricing/plans-for-consumer-accounts
      Aquí hay ideas para utilizar este add-on y algunas son muy interesantes: https://yetanothermailmerge.uservoice.com/forums/276784-general
      Aquí está la página web oficial con la documentación sobre el add-on. Quizá encuentres respuestas aquí: https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/mail-merge/documentation
      En esa misma página, tienes una dirección de email de contacto a la que puedes enviar esta misma pregunta, pero tendrás que hacerlo en inglés. Si no te manejas, usa Google Translator, pero siempre con frases muy sencillas y siguiendo el orden sujeto+verbo+predicado. Aquí tienes Google Translator de español a inglés: https://translate.google.es/
      Espero que con toda esta información puedas resolver tu duda.
      Saludos

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