martes, 31 de julio de 2012

Referencias cruzadas con Word 2007

Bien, después de un tiempo de descanso donde han pasado bastantes cosas (ha nacido mi cuarto hijo, hemos tenido el final de curso, ha empezado el verano, se están disputando los Juegos Olímpicos de Londres, etc.), retomo el blog con un videotutorial que es muy útil para todos aquellos que hagan documentos con gráficos y tablas: las referencias cruzadas. En este tutorial, que es para usuarios avanzados, usaré Word 2007 para PC.

Lo primero que hay que explicar es qué es una referencia cruzada. Para Office, una referencia cruzada es una referencia que uno hace en el texto a otro elemento que hay en ese mismo documento. En este caso, yo voy a usar las referencias cruzadas para indicar que me estoy refiriendo a gráficos y/o tablas. Es muy común en los trabajos de investigación que uno defina lo que ve en cada gráfico o tabla y, en el texto, escriba: "Según se observa en el Gráfico X..." o "Estos son los resultados (ver Tabla X):". Pues bien, todos tendemos a escribir ese "Gráfico X" o "Tabla X" mirando el número que tiene, pero, ¿qué ocurre cuando ese número cambia porque añadimos otro gráfico antes? o ¿qué pasa si tenemos que eliminar una tabla a la que estamos haciendo referencia en el texto? La numeración de los gráficos y tablas tendrá que cambiar (cosa que ya hemos aprendido a superar en otros tutoriales), pero también tendremos que revisar todas las referencias que hemos hecho a los gráficos y tablas en el texto para comprobar si los números ahora están bien o no. Pues imaginad que hay que quitar el gráfico 4 de un trabajo que tiene unos 100... habría que cambiar todas las referencias del trabajo... Un lío impresionante.
Pero no, Word es capaz de hacerlo automáticamente por ti, pero, para eso, tienes que hacerlo a su manera. En el siguiente vídeo explico cómo.


Las referencias cruzadas no sólo sirven para esto, tienen otros usos más complicados y muy útiles también, pero creo que es suficiente dejarlo aquí. Espero que os haya sido útil. Y, repito, pedid lo que queráis.

37 comentarios:

  1. Buenas Paco
    Tengo una duda. En mi caso, es muy común tener en un documento referencias cruzadas, numeración de figuras, numeración de tablas, índices generales y de figuras y tablas. Existe alguna manera de actualizarlos todos a la vez? O tienes que ir uno por uno actualizando campos?

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    1. Hola Álvaro. Se hace todo a la vez. Seleccionas todo el documento y haces click con el botón derecho en cualquier tabla de contenido (índice) o cualquier referencia cruzada o cualquier rótulo (título) de figura y le dices "actualizar campos" y luego seleccionas "toda la tabla". Puede que te pregunte varias veces si toda la tabla o solo los números de página (eso depende de cuántas talas de contenido tenga el documento), pero elige siempre "toda la tabla". Funciona muy bien; a mí nunca me ha dado ningún error. Un abrazo, amigo!

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    2. Seleccionas todo el documento y presionas f9

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  2. Hola Paco, yo también tengo una duda.

    Es posible incluir en Excel una referencia cruzada (un marcador de título y página, por ejemplo) procedente de Word.

    Gracias de antemano por tu tiempo.

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    1. Hola:
      Pues la verdad es que no lo sé. Sí que se puede incluir un hipervínculo a un documento de Word, pero no sé si se podrá hacer una referencia cruzada a una parte concreta de ese documento. Investigaré y te diré.
      Saludos!

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    2. Una pregunta: ¿para qué necesitas hacer eso? Es por si se me ocurre o conozco alguna forma para solucionar el problema mientras investigo lo que me preguntabas antes. Si quieres, puedes escribirme por privado a paco.nro@gmail.com
      Saludos!

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  3. buenos dias, tengo un problema con las referencias cruzadas de mi documento, le he dado a las figuras referencia cruzada pero pero en la figura 9 me aparecen dos referencias cruzadas, una de ellas no esta en el documento y lo he actualizado varias veces, lo que me ocasiona que la siguiente figura me salte a la numero 11, su ayuda me serviria bastante, grcias

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    1. Hola Gabriel. Lo siento, pero con esa información no puedo ayudarte demasiado. Está claro que Word entiende que hay otra referencia en algún lugar. Quizá no esté en la imagen, como crees, sino en algún párrafo vacío. Si creas una tabla de contenido, es posible que te indique exactamente dónde está esa referencia y la puedas borrar. Siento no poder decirte nada más. Saludos.

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    2. Creo que me sucede lo mismo que a Gabriel. Cuando intento agregar una referencia cruzada, en "Tipo" selecciono "Tabla". Muestra una lista de tablas, pero algunas estan repetidas (dentro de la lista) y algunas no estan. Por ejemplo:

      Tabla 1: Titulo
      Tabla 1: Titulo
      Tabla 3: Titulo 3
      Tabla 3: Titulo 3
      Tabla 5: Titulo 5

      No muestra la tabla 2 ni la tabla 4. Alguna idea de que pueda estar sucediendo?

      Muchas gracias, saludos.

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  4. Hola Paco:

    Fantásticos tus post y de gran utilidad. Grácias!

    Tengo una duda que tal vez puedas resolverme referente a las referencias cruzadas. Tengo en dos documentos diferentes, gráficos y tablas numerados automáticamente y referenciados en el texto con una referencia cruzada. Empecé los dos documentos pero en realidad terminarán siendo uno, así que he copiado uno de ellos y lo he pegado al final del otro documento. He seleccionado todo, le he dado a actualizar campos y las referencias cruzadas de la parte pegada, mantienen la referencia anterior, es decir, donde debería decir ahora Tabla 2.1, indica Tabla 1.1.

    ¿Alguna sugerencia?

    Muchas gracias!!

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    1. Hola. Pues la verdad es que no sé cómo puedes solucionarlo si ya has probado a actualizar los campos... ¿Has comprobado si la numeración de los títulos se ha actualizado correctamente?

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  5. Hola Paco:

    Ayer te te realicé una pregunta relativa a las referencias cruzadas cuando se pegan partes de un documento en otro y la verdad que funciona bien.

    Mi problema fue que como las dos partes que iba a preparar eran idénticas en estructura, cuando terminé la primera parte y mientras me la corregian, copié el documento original en otro nuevo y empecé a modificar la referencias cruzadas, dejando los títulos de las tablas y gráficos, modificando solo parte del texto del título. El problema fue que cuando, pegué de nuevo en el documento inicial la segunda parte, todos aquellos títulos de tablas y figuras que no se habían eliminado y vuelto a hacer de nuevo, hacían que las referencias cruzadas se fueran a la figura o tabla original, es decir, la que había en la primera parte del documento. Parece que conserva el enlace original.

    Las he modificado y ahora va todo perfecto. Perdona por las molestias.

    Saludos y enhorabuena de nuevo por el blog. Gracias.

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    1. Hola. Te acababa de contestar hace 5 minutos con una pregunta para intentar ayudarte. Me alegro de que al final lo hayas solucionado. No hay ninguna molestia!
      Saludos y gracias a ti por leer el blog y por comentar.

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  6. Buen día, hay algo que siempre he querido hacer con las referencias cruzadas pero no encuentro información en ningún lado de cómo se puede hacer (quizás no sé como buscar eso en específico).

    Digamos que voy a dejar una referencia para dos imágenes, no se ve organizado escribir "En la Figura 1 y Figura 2 ...", quisiera escribir "En las figuras 1 y 2", pero si edito los campos directamente como si fueran textos, al momento de imprimir, o actualizar, los campos 1 y 2, los completa y queda algo así "En las figuras Figura 1 y Figura 2".

    Quiero saber si existe alguna manera que de la referencia sólo referencie (valga la redundancia) al número de imagen, o de tabla por ejemplo.

    Gracias de antemano por la ayuda.

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    1. Hola. Gracias por tu comentario. Desgraciadamente no conozco ninguna manera para referenciar sólo el número de la imagen o de la tabla. Supongo que debe poder editarse el código que Word inserta, pero no sé cómo se hace; lo siento.

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    2. Hola, he intentado aportar una respuesta a esta duda pero creo que no se sube correctamente

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    3. Hola Encarna. Creo que se ha publicado tu comentario. Lo tienes justo al final de la lista, con fecha del 28 de diciembre.

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  7. Hola Paco, increíble tu blog que encontré de casualidad intentando ayudar a una amiga. Está maquetando su tesis doctoral con word. El problema son las imágenes. Tiene muchas y en algunos casos necesita colocarlas una al lado de la otra. Cuando lo hace, no le funciona el autonumerado de imágenes automático. ¿Hay alguna manera de solucionarlo? Muchas gracias!!

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    1. Hola. Muchas gracias por tu comentario. En mi tesis yo también usé imágenes así y la solución que encontré entonces fue ésta. Insertar una tabla de una fila y dos columnas, así obtienes dos celdas paralelas. En la primera celda insertas la primera imagen y le pones su título y en la segunda celda insertas la segunda imagen y le pones su título. Al final, le quitas los bordes a la tabla si no te interesan. A mí me funcionó bien así y no tuve problemas. Espero que esto te sirva. Saludos.

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    2. Mil gracias Paco! ¿Y de esa manera se van numerando las imágenes de forma automática (en el título de la imagen) o lo tienes que hacer manual? Porque le interesa que se le genere el índice de imágenes también de forma automática. Gracias por tu generosidad!! Saludos

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    3. Cada título hay que insertarlo manualmente, pero la numeración aparece de forma automática y el índice se hace automático también. Espero que os vaya bien. Saludos!

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  8. Hola, he llegado hasta esta página buscando la manera de insertar una referencia cruzada a una tabla en Word pero haciendo aparecer únicamente el número. Es decir, para poder poner cosas del tipo de " tal y como puede verse en las tablas 1 y 2" sin que Word automáticamente añada " tal y como puede verse en las tablas Tabla 1 y Tabla 2". Pues bien, como veo que no está resuelto lo añado, por si le sirve a alquien que llegue hasta aquí buscando como llegué yo.
    Lo que hay que hacer es entrar a editar la referencia cruzada (botón izquierdo del ratón situando cursor sobre referencia cruzada)+ Códigos de campo (botón abajo a la izquierda) y ahí, cambiar el texto en el que se especifica la referencia cruzada. Encontraremos algo del tipo:
    REF _Ref439084181 \h
    Pues bien, tenemos que añadir, justo a continuación de la ristra de números algo del tipo \# 00
    de tal forma que el nuevo texto quedaría:
    REF _Ref439084181 \# 00\h
    El número de ceros que se añade depende del número de dígitos de que consta el número de tabla. Si fuera un sólo numero sería
    \# 0
    y si fuera algo con puntos tipo 2.2 añadiríamos:
    \# 0.0

    Bueno, pues espero que sirva, a mi me ha venido de perlas
    Un saludo

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    1. Muchas gracias por tu aportación!!! Un saludo y feliz año nuevo!!!

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  9. Muchas gracias! estoy escribiendo mi tesis doctoral, y tu blog fue de mucha ayuda. Buenisimos los tutoriales, gracias de nuevo!

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  10. Estimado Paco, muchas gracias por tu excelente blog. Tengo un problema, he insertado los títulos a mis tablas pero cuando voy a insertar la referencia cruzada en el texto o a crear la tabla correspondiente no me aparecen. La semana pasada tuve el mismo problema en otro documento pero con las figuras, de casualidad tienes idea de lo que podría estar pasando. Gracias.

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    1. Hola. Pues la verdad es que no sé qué puede estar ocurriendo. Lo siento.

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  11. Hola. Muy bueno y útil el blog. Quería consultarte si sabés como puedo editar el formato del texto donde dice figura X. Tengo todo un texto en calibri 12, y cuando inserto la referncia el texto figura X lo pone en tamaño 11 y queda mal.

    Gracias!

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    1. Hola. Tienes dos opciones. 1. Editar el estilo 'normal' de Word y cambiarle la letra a 12. 2. Seleccionar la etiqueta que te ha creado Word (algo antes y algo después) y cambiarle el tamaño de letra. La opción 1 es más complicada, pero mejor a largo plazo. La opción 2 es más rápida, pero si actualizas los nombres de las etiquetas en todo el texto, se te volverá a poner en 11. Aunque siempre puedes usar el 'buscar y remplazar' para volver a cambiarlo todo. Saludos.

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    2. Gracias me sirvió la uno!!! saludos

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  12. Hola Paco. Mi problema es el siguiente. Estoy haciendo un formulario con word en el que inserto referencias cruzadas dentro de unas tablas. Primero creo campos de formulario, o cuadros con listas desplegables, y a traves de propiedades le doy un nombre de marcador. Cuando más abajo inserto la referencia cruzada (escogiendo el marcador que quiero)se me inserta correctamente, pero a veces con un tamaño distinto, incluso a veces se combina dos tamaños de letra en la misma referencia cruzada. Que es lo que hago mal?

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    1. Hola. Pues la verdad es que no sé qué puedes estar haciendo mal, porque a mí todo me suena bien... Un problema similar tuve yo hace tiempo con una referencia bibliográfica, que se me insertaba con una fuente distinta y un tamaño distinto, y no fui capaz de arreglarlo, la verdad. Al final, opté por modificar manualmente el tamaño del texto "rebelde" después de actualizar todas las referencias.
      De todos modos, comprueba que donde insertas las referencias no tenga ningún formato de texto extraño, que a veces pasa, y lo mismo te digo con donde insertas el formulario, pero no tengo ni idea de qué puedes estar haciendo mal, de verdad. Lo siento.

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  13. Hola Paco. Ya que estamos en el tema de las referencias cruzadas y formularios, quisiera saber si una casilla de verificación tambien puede utilizarse para hacer una referencia cruzada. Lo que quiero es que de una lista que tengo con casillas de verificación en la primera pagina del documento, cuando yo las marco quisiera que se me marcaran automaticamente en otra lista identica que tengo en la segunda hoja del documento. Es posible? como tengo que hacerlo?

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    1. Hola. Pues me pillas, la verdad. No lo sé. No he trabajado nunca con referencias cruzadas usando formularios. Está claro que debe haber alguna manera de hacerlo, pero yo no lo he hecho nunca y no sé decirte se habrá que "jugar" con código o se podrá hacer desde la interfaz de Word. Lo siento, pero en esto me pillas, aunque me encantaría saber. Si encuentras algo interesante por ahí, por favor, ponlo aquí y lo visito seguro. Saludos.

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  14. Buenas paco, se puede hacer una referencia cruzada en dos documentos de word? Esto es, puedo poner una dirección en un documento y que automáticamente me aparezca en el otro? Si es en el mismo, se crea el campo y después se realiza la referencia donde quiero en el documento. Pero si son distintos, creo el campo en documento y cuando lo busco en el otro no me aparece ni me posibilita indicarle la ruta para encontrarlo. Un saludo

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    1. Hola. Hasta donde yo sé, las referencias cruzadas solo funcionan dentro del mismo documento. Para hacer una referencia a otro, tienes que usar un hipervínculo a un marcador, pero eso no te resuelve el problema, porque tienes que insertarlo de forma manual, no hay ninguna lista de donde seleccionarlo. Saludos.

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