Microsoft Office y Google Drive trabajando juntos

La mayoría de nosotros utilizamos servicios de almacenamiento en la nube para tener copias de seguridad de nuestros documentos o también para poder acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo. Entre los principales y más utilizados servicios de almacenamiento en la nube que conocemos la mayoría de los usuarios están Dropbox, OneDrive (de Microsoft) y Google Drive (de Google). Cada uno de ellos tiene sus ventajas e inconvenientes, no quiero entrar en eso ahora, pero quiero centrarme en Google Drive y en cómo podemos trabajar con los documentos de Microsoft Office que almacenemos allí.


Todo el que tiene una cuenta de correo electrónico de Gmail tiene acceso a Google Drive con el mismo usuario (la dirección de email) y clave. Esto abre muchas posibilidades de almacenamiento (15 gigas desde el inicio), pero también nos da a acceso a una plataforma ofimática completa y gratuita: Google Docs, Google Spreadsheet y Google Slides principalmente, o lo que es lo mismo, Documentos de Google, Hojas de Cálculo de Google y Presentaciones de Google (en su traducción al español).

Para la mayoría de los usuarios, Google Drive ofrece todo lo necesario para las operaciones del día a día, ya que hace muchas cosas de las que también se hacen Office e incluso algunas que la plataforma de Microsoft no hace, aunque es verdad que no es tan completa y versátil como Microsoft Office (que es de pago). Veamos algunas diferencias entre Google Drive y Microsoft Office:

En Google Drive podemos:

• Escribir dictando en nuestro idioma.
• Usar tipografías de Google.
• Utilizar herramientas de búsqueda de Google integradas mientras trabajamos.
• Opciones de colaboración en tiempo real y de compartir con distintos privilegios (lectura, comentario, edición).
• Historial de revisiones.

En Microsoft Office podemos:

• Poner efectos a los textos e imágenes.
• Usar marcas de agua para documentos.
• Usar marcos para documentos.
• Distribuir el texto en columnas.
• Mostrar y ocultar formatos.

Como veis, la mayoría de las cosas que podemos hacer en Office, las podemos hacer también en Google Drive, así que ¿por qué no combinar ambas herramientas para aprovechar lo mejor de cada una?

Podemos almacenar documento de Microsoft Office en Google Drive de dos formas:

1. Transformándolos al formato de Google Drive. En esta opción, la ventaja es que el documento transformado no ocupará espacio en nuestro Google Drive, pero la desventaja es que las posibilidades de edición y formato se transforman a las posibilidades de Google Drive, lo que hace que puede que perdamos algunos formatos ya incluido en el documento, como columnas, composiciones, etc. 
2. Almacenando el documento de Office directamente. En esta opción, la ventaja es que mantenemos el documento original, pero, en principio, no podemos editarlo directamente, sino que tenemos que descargarlo, editarlo y volver a subirlo... un lío vamos. 

Pues quiero mostraros una solución a este lío, una extensión que podemos instalar de forma gratuita en nuestro navegador Google Chrome, tanto en Mac como en Windows, y que nos permitirá abrir y editar cualquier documento de Office (Word, Excel o PowerPoint) que tengamos almacenado en Google Drive directamente desde Google Drive, sin tener que descargarlo. Así podremos mantener los formatos hechos con Office y aprovechar el almacenamiento en la nube de Google Drive.

Hay que cumplir tres requisitos:

1. Tener instalado Office 2010, 2011, 2013 o 2016 en el PC o Mac.
2. Que el archivo de Office pese menos de 32MB.
3. Usar el navegador Google Chrome para instalar la extensión.

En concreto, la extensión que vamos a instalar es AwesomeDrive para Google Drive, que podemos encontrarla en la Chrome Web Store.

Vamos a ver cómo funcionaría esta extensión con un vídeo.