Combinación de correspondencia para escribir cartas

Hola de nuevo a todos. En los próximos tutoriales me voy a dedicar a hablar sobre la combinación de correspondencia de Microsoft Office 2007. Es una herramienta que posee Office que nos permite realizar muchas cosas combinando distintos documentos de texto y de base de datos. Como las posibilidades que ofrece son muy grandes y muy variadas, he pensado dedicar tres entradas a este tema.

Muchos ya habréis puesto mala cara cuando habéis leído lo de "base de datos", pero no os preocupéis, porque no vamos a trabajar con bases de datos, sino con una tabla de Excel que va a hacer las veces de base de datos. Como muchos de vosotros ya sabéis, me dedico a la educación universitaria y me apasiona el mundo de las nuevas tecnologías, así que la mayoría de las aplicaciones que voy a explicar de la combinación de correspondencia tienen mucho que ver con el mundo académico. Aquí os pongo las que me parecen más interesantes y recurrentes:

• Crear cartas en serie.
• Crear sobres en serie.
• Crear certificados en serie.
• Enviar correos electrónicos a los alumnos con sus notas de forma automática y de manera que cada alumno sólo reciba sus notas.

Las dos primeras cosas son las que veremos en este primer post sobre el tema. Para ello, vamos a usar Word y Excel de Office 2007 para PC y yo diría que, como no hay muchos usuarios que suelan usar esta funcionalidad de Office, este tutorial es para usuarios avanzados, aunque ya veréis que es muy sencillo.

Lo primero que necesitamos es un documento de Excel con un listado de personas similar al que os pongo en la imagen:

Tened en cuenta que cada fila en la tabla será para una persona y en cada columna (podemos añadir todas las que queráis) estará la información sobre esa persona. La primera fila nos servirá para poner qué hay en cada columna. Un consejo:

Este documento de Excel debéis guardarlo siempre e ir actualizándolo, por eso os recomiendo usar algún servicio en la nube, como Google Docs o Skydrive o Dropbox para esto. Además, estos servicios os permiten trabajar de forma conjunta con otras personas en los documentos, lo que puede ser muy útil si sois varios los que debéis/podéis modificar el listado.

Bien, pues vamos a ello. He preparado una carta que vamos a remitir a todos los miembros de nuestro listado, pero queremos que cada carta lleve el nombre de la persona a la que va dirigida. Para hacerlo, debemos usar la combinación de correspondencia y decirle a Word que, donde nosotros queramos, añada los datos de alguna columna de la lista en Excel y que luego, haga tantos documentos como filas hay en la lista de Excel. Vamos a verlo con un vídeo:

Bien, ya tenemos las cartas impresas, pero ahora hay que enviarlas. Si en vez de tener una lista de 3 personas, la lista fuese de 30, sería muy tedioso poner la dirección del remitente y del destinatario en cada sobre. Vamos a hacerlo también con la combinación de correspondencia, pero, en este caso, crearemos un sobre para cada destinatario.

Pues hasta aquí la primera parte de la combinación por correspondencia. En el próximo tutorial, vamos a ver cómo hacer certificados para los asistentes a un evento. Como podéis imaginar, es muy sencillo. Saludos a todos.