Salto de página y salto de sección en Word

A muchos de vosotros, este tutorial os parecerá muy sencillo, pero he decidido hacerlo ahora porque es necesario conocerlo para cosas que quiero explicar más adelante, como numerar las páginas, los capítulos de un trabajo, hacer que los números de página aparezcan en un lado en las páginas pares y en otro en las impares, hacer que aparezcan o no los números de página a nuestro antojo... y muchas cosas más.

El nivel de este tutorial es principiante y lo voy a hacer enseñando los menús que aparecen el Word 2008 para Mac, aunque son prácticamente iguales que los menús de Word 2003 para PC.

¿Qué es un salto de página?

Cuando estamos escribiendo un documento, suele ocurrir que queramos empezar a escribir en la siguiente página sin haber terminado de escribir en la página que estamos. Cuando pasa eso, mucha gente empieza a pulsar la tecla del Enter (ver imagen) hasta que Word cambia de página. Enorme error.

Teclas Enter, para escribir en la siguiente línea.

Por supuesto que la tecla Enter sirve para cambiar de línea, pero, si después de escribir en la nueva página, añadimos algo de texto a la página que se nos ha quedado a medias, veremos que, en la página nueva, nuestro texto empieza a bajar y bajar y no comienza al inicio de la página. Esto pasa porque la tecla Enter inserta líneas de texto blancas y, si escribimos, esas líneas de texto siguen existiendo, pero las empujamos hacia abajo con las nuevas líneas de texto que escribimos. ¿Cuál es la solución? Utilizar el salto de página.

Al utilizar el salto de página le indicamos a Word que hemos terminado esa página y que queremos comenzar al inicio de la siguiente. Si más tarde quisiésemos volver a escribir en la página que hemos dejado a medias, no habrá problema, porque Word entenderá que, donde termine nuestro texto, termina la página, y que el texto que viene después debe comenzar al principio de la siguiente página.

¿Cómo se inserta un salto de página?

Es muy sencillo, sólo hay que situarse donde queramos decirle a Word que termina nuestra página y que el texto que sigue irá al principio de la siguiente e ir al menú Insertar / Salto / Salto de página.

Diferencia entre salto de página y salto de sección

El salto de página sólo debe usarse para decirle a Word que pase a la página siguiente. Sin embargo, sin en la página siguiente queremos empezar un capítulo nuevo (una sección nueva), debemos decírselo a Word insertando un salto de sección en vez de un salto de página.

En principio, no notaréis ninguna diferencia, porque el salto de sección funciona igual. Sin embargo, como Word entiende que lo que vamos a empezar es un capítulo nuevo, también te permite aplicar a este capítulo nuevo opciones nuevas. Por ejemplo: cambiar la orientación de la página a horizontal, hacer que desaparezca el número de página en este nuevo capítulo, cambiar el encabezado de la página en este nuevo capítulo, etc.

Posibilidades al insertar salto de sección

Se inserta exactamente igual que el salto de página (Insertar / Salto), pero hay que escoger salto de sección. Cuando vamos a introducir un salto de sección, vemos que hay cuatro posibilidades:

1. Salto de sección (página siguiente). Éste es el más común. Le decimos a Word que nuestro capítulo nuevo empieza en la página siguiente.
2. Salto de sección (continua). Éste no lo voy a explicar porque se utiliza poco.
3. Salto de sección (página par). Le decimos a Word que nuestro capítulo nuevo tiene que empezar, obligatoriamente en una página con número par.
4. Salto de sección (página impar). Le decimos a Word que nuestro capítulo nuevo tiene que empezar, obligatoriamente en una página con número impar. Esto suele ser muy común para trabajos largos como libros o tesis o trabajos de fin de carrera.

Espero que el tutorial haya sido útil, aunque sé que era muy sencillo. Por supuesto, se admiten críticas, comentarios, ideas para nuevos tutoriales... Saludos a todos.

Validar datos con Excel de forma sencilla

Este tutorial sobre validación de datos en Excel (o cómo hacer que los valores de una celda haya que escogerlos de una lista desplegable) es de un nivel medio-bajo y está realizado con la versión Office 2008 para Mac.

Digo que es de un nivel medio-bajo porque validar datos es algo que no suele hacer gente con nivel principiante, sin embargo, es muy sencillo, y cualquiera podría hacerlo. De hecho, más adelante volveré a incidir sobre la validación de datos de modo algo más complejo.

Supongamos que estamos elaborando una tabla de listado de alumnos de clase (sí, ya sé que se me nota que soy profesor). En la primera columna tenemos sus nombre, en la segunda, su primer apellido, y en la tercera, su género. Como el género solo puede ser hombre o mujer, puede pasar que nos equivoquemos al escribirlo y si luego queremos que Excel nos cuente cuántos chicos y chicas hay en clase, si no está bien escrito siempre, no lo hará bien. Pues para esto sirve la validación de datos.

En este caso, vamos a configurar las celdas donde tendría que ir el sexo de los alumnos para que se rellenen con una lista desplegable de la que sólo hay que elegir. Para ello, en otra columna, escribimos los valores que puede haber en esas celdas, es decir, hombre y mujer. Seleccionamos las celdas que vamos a configurar y pinchamos en Datos, Validación. En el menú emergente, donde pone Permitir cualquier valor, escogemos Permitir lista y pinchamos en el botón para elegir el Origen de esa lista. Se nos minimizará el menú emergente y tendremos que seleccionar las dos celdas que ponen Hombre y Mujer y luego volvemos a pulsar el botón de la barra de selección para volver al menú emergente de validación. Ya sólo queda pulsar aceptar.

Cuando nos colocamos en una celda que haya que rellenar y que esté bien configurada, nos aparecerá un botón para desplegar una lista de valores de la que elegir. Estos valores se pueden copiar y pegar en vez de elegirlos de una lista.

Os dejo un vídeo para que lo veáis.

Tutorial sobre los Estilos en Word 2007

Esta primera entrada del blog la vamos a dedicar a los estilos de Word, qué son y para qué sirven, cómo utilizar los que ya están predeterminados, cómo modificarlos, cómo crear nuevos… Es un tutorial para usuarios novatos, es decir, que apenas hay que tener conocimientos de Word para seguirlo y para utilizar los estilos.

Lo primero que tenemos que indicar es que este primer tutorial está hecho con Office 2007 y no tiene vídeos. Más adelante haremos otros con otras versiones de Office para Windows y también para Mac e incluso haremos algunos vídeotutoriales.

Qué son los estilos

Cuando comenzamos a escribir en Word, depende de qué versión utilicemos, Word empieza a escribir en letra Times New Roman tamaño 12 (Word 2003) o en Calibri tamaño 11 (Word 2007). Esto no es casual y ocurre porque el estilo Normal en Word 2003 y en Word 2007 está configurado de esta manera. Por tanto, podemos decir que los estilos son configuraciones de formato para letras y párrafos para que podamos cambiar el tipo de letra, el tamaño, la alineación de todo un párrafo haciendo sólo dos clicks.

Estilos predeterminados de Word 2007

En Word 2007, Microsoft ha trabajado mucho en sus estilos predefinidos. De hecho, los ha colocado en un lugar muy visible de la barra de navegación Inicio, en concreto, en el panel Estilos.

 

¿Cómo se aplican?
Pues de manera muy sencilla. Seleccionamos un párrafo, y pinchamos en el estilo que queramos aplicarle.

No sólo existen predefinidos los estilos que se ven, sino que pinchando en la flecha que apunta hacia abajo en el panel Estilos podremos ver más.

 

¿Cómo se modifican?
También es muy sencillo. Supongamos que queremos que el texto general de nuestro escrito, lo que Word llama estilo Normal, sea en letra Arial tamaño 10, alineado tanto a derecha como a izquierda (justificado) y con sangría de primera línea (es decir, la primera línea metida hacia dentro). Muy bien, para ello pincharemos con el botón derecho en el estilo Normal y elegiremos Modificar.

En el menú emergente que aparece podemos cambiar el tipo de letra Calibri por Arial, el tamaño 11 por el 10 y la alineación izquierda por la justificada.

Para añadir la sangría de primera línea, habrá que pinchar en el botón Formatos, situado abajo a la izquierda del menú emergente, y seleccionar Párrafo.

En el nuevo menú emergente que se abre, pinchamos en sangría especial y elegimos Primera línea. Luego pulsamos aceptar y volvemos a pulsar aceptar.

El resultado es el siguiente

Podemos modificar cualquier estilo predefinido, pero eso no es todo, podemos crear todos los estilos que queramos.

¿Cómo crear estilos nuevos?
Existen dos maneras. La primera, y más sencilla, es modificar las características de un párrafo como queramos y, una vez que ya lo tengamos como queramos, crear un estilo con ese párrafo.

Imaginemos que voy a realizar un trabajo y quiero que, cada vez que introduzca una cita larga de algún autor, el texto sea en la misma letra que el texto normal, pero más pequeña y metida hacia la izquierda, es decir, con sangría de todo el párrafo. Para ello, seleccionamos el párrafo que queramos modificar y cambiamos su tamaño de letra de 10 a 8 y su sangría izquierda de 0 a 3 cm. Para cambiar el tamaño de la letra, sólo hay que seleccionar el texto que queramos cambiar y seleccionar 8 en el tamaño del panel Fuente.

Para cambiar la sangría, deberemos pinchar en la esquina inferior derecha del panel Párrafo, para desplegar el menú emergente donde podremos cambiar la sangría izquierda.

En el menú emergente, ponemos 3 en el valor de la sangría izquierda, y ninguna en el valor de la sangría de primera línea. Luego pulsamos aceptar.

El resultado es el siguiente.

Como el trabajo va a ser largo y habrá párrafos de cita en muchas páginas, podemos crear un estilo para no hacer todo esto en cada uno de esos párrafos. Además, nos aseguraremos de que todos los párrafos de cita van a ser iguales. Para eso, seleccionamos el párrafo que ya tiene las características que queremos, pinchamos encima del párrafo con el botón derecho y elegimos Estilos y luego Guardar selección como nuevo estilo rápido.

En el menú emergente que se abre ponemos el nombre del nuevo estilo, en nuestro caso he puesto prueba_cita, y pulsamos aceptar. Veremos que el nuevo estilo aparece en el panel de Estilos ya seleccionado. Cada vez que queramos que un párrafo sea como éste, sólo tendremos que seleccionarlo y pulsar en el estilo prueba_cita para que cambie su formato.

¿Para qué sirven?

La utilización de los estilos es muy útil en trabajos largos donde hay párrafos que deben quedar con las mismas características y que se van a repetir muchas veces. Por ejemplo, podemos configurar los títulos de los apartados, los subtítulos, etc. Además, la aplicación de los estilos a los párrafos es un paso imprescindible para hacer que Word cree un índice de nuestro trabajo de forma automática.

Espero que haya sido útil. Podéis hacer comentarios y preguntar dudas sobre cómo hacer esto con otras versiones de Word (2003 ó 2010 para Windows y 2004, 2008 ´0 2011 para Mac, e incluso con Writer de OpenOffice). 

Empezamos...

Este es un nuevo blog creado para difundir tutoriales sobre Word y otros programas similares (Excel, Power Point, Photoshop...) para aquellos usuarios principiantes y no tan principiantes. Y ¿quién hace estos tutoriales? Pues yo, Paco Núñez, un profesor de Periodismo de la Universidad CEU Cardenal Herrera de Valencia que imparte clase sobre Informática aplicada a la Comunicación y que es redactor jefe del periódico El Rotativo, un periódico realizado por alumnos de la Universidad.
Espero que sea de vuestro agrado y, sobre todo, que os sea útil.
Podéis contactar siempre conmigo en paco.nro@gmail.com